Работа «на удалёнке» сегодня уже не столько модный тренд, сколько иногда это просто единственный возможный формат, чтобы собрать воедино по-настоящему профессиональную команду без привязки к конкретному месту проживания. Чтобы специалист из, допустим, Екатеринбурга, мог продуктивно работать над задачей совместно с коллегой из Москвы, им нужно организовать общее рабочее пространство. Поговорим о том, как это сделать.
Сложности дистанта
Удалённая работа — на самом деле неплохо себя зарекомендовавший формат. На первый взгляд, он сулит сплошные плюсы всем сторонам процесса.Как всегда, есть свои «но». Команда сможет работать результативно только в том случае, если всё рабочее взаимодействие в ней построено системно, выверено и отлажено. Иначе сложностей не избежать. Какими они бывают?
Если не организовано централизованное хранение данных, вопрос решается по принципу «кто в лес, кто по дрова». Один сотрудник хранит свои файлы в российском облаке, другой — в зарубежном, третий — у себя на ПК. Вам случалось отправить заказчику черновик вместо финального варианта? В общем, на работе этот фактор сказывается негативно. То же — в коммуникациях. Кому-то привычнее один мессенджер, кому-то другой, а кто-то вообще предпочитает режим «только почта».
Наконец, если постановка задач и контроль их выполнения ведутся в ручном режиме, руководителю составить правильное представление о том, у кого какая загрузка, может быть сложно. Как и контролировать ход реализации проекта в целом: много времени будет тратиться на установление статуса задачи.
Кстати, даже если реализовано централизованное хранение данных команды, разобраться в том, какой у того или иного сотрудника уровень доступа, соответствует ли он его роли в рабочем процессе, бывает непросто. Путаница создаёт риски. Например, кто-то случайно удалил часть содержимого важного документа. Даже если есть бэкап, это всё равно проблема, так как теряется драгоценное время.
Однако всех этих неприятностей можно избежать, построив работу прозрачно. И результативность при этом будет отличной.
Лучшее решение — консолидированная платформа
Даже если мы договорились, что для решения тех или иных задач все члены команды используют строго определённый инструмент (например, общаться будем в таком-то мессенджере, а трекинг задач вести вот в том приложении), это еще не гарантия эффективной работы. Администрирование нескольких важных систем, без которых работа команды встанет — задача намного более сложная, нежели работа с единой платформой. Между тем, временная неработоспособность одной из систем может плохо сказаться на работе команды в целом.
Чтобы работа была более эффективной, логично использовать единый информационный контур для всех. И на российском рынке существует такая платформа как Корпоративный сервер Р7-Офис — офисная платформа, с помощью которой команды успешно закрывают абсолютное большинство своих рабочих потребностей. Что она предлагает?
• Редакторы документов Р7-Офис для работы с текстами, таблицами и презентациями в общем рабочем пространстве. Кстати, редакторы хорошо справляются со даже сложным форматированием документов из западных офисных систем, поддерживают JS- макросы и плагины.
• Облачное хранилище Р7-Диск, которое позволяет централизованно хранить файлы, с возможностью делиться ими как с коллегами, так и вовне — конечно, с настраиваемым уровнем доступа.
• Модуль проектной работы Р7-Проекты: можно ставить задачи, контролировать выполнение, представлять проект в виде канбан-доски или диаграммы Ганта, устанавливать связи и зависимости между процессами, собирать аналитику и много чего ещё.
• Модуль Р7-Почта — собственный внутренний почтовый сервер плюс удобный интерфейс для пользователя.
• Полнофункциональный календарь, в котором можно планировать события, встречи и др., делиться и синхронизироваться с мобильными устройствами.
• Мессенджер с функциями ВКС Р7-команда — здесь и корпоративный чат, и звонки плюс видеоконференцсвязь, каналы, треды, эмодзи и многое другое. Полноценная платформа для корпоративных коммуникаций.
• Удобная админка, Р7-Управление, с настраиваемыми ролями и уровнями доступа пользователей, единым входом и LDAP-авторизацией и т.д.
Всё это можно развернуть разными способами — либо на собственном локальном сервере, либо на арендованных мощностях облачного провайдера. В первом случае придётся потратиться на сам сервер и его администрирование, во втором начальные затраты невысоки, но есть абонентская плата. Выбор в зависимости от специфики именно вашей работы (и наличия под рукой свободного сервера) может быть любым.
Правила эффективной работы для удалённой команды
Никакая цифровая платформа сама по себе не сделает команду эффективнее. Это лишь инструмент, и чтобы он хорошо работал, с правилами его использования стоит определиться заранее.
Например:
- Ведите весь трекинг задач в единой системе. Руководитель проекта ставит задачи, определяет сроки, исполнителей, а сотрудники обновляют статусы и оставляют комментарии. Это позволит команде видеть актуальное состояние проекта.
- Тоже важно — назначайте конкретного ответственного. Даже если над задачей работают несколько человек, отвечать за результат должен один. Иначе неизбежно будут ситуации, когда сроки сорваны, а кого за это поблагодарить — не совсем понятно.
- Храните и редактируйте их в рамках единого корпоративного цифрового пространства. Не стоит перекидываться друг с другом версиями одних и тех же файлов по почте или в мессенджере — неизбежно возникнет хаос. Локальные копии также лучше избегать.
Корпоративное общение тоже требует внятных правил.
- Корпоративная почта, календарь, мессенджер в идеале должны работать в рамках в рамках одной платформы. Это даёт связность: например, организатор встречи может зафиксировать её тему и повестку в Р7-Календаре, и быть во всеоружии, приступая к созвону в Р7-Команде.
- Не каждый вопрос требует звонка: если задача не срочная, её вполне можно обсудить в рабочем чате или в комментариях к документу. Это позволяет сотрудникам отвечать тогда, когда им удобно, не отвлекаясь от текущей работы. Видеовстречи лучше использовать для обсуждения стратегических вопросов и коллегиального принятия решений. Заранее подготовьте повестку и пригласите участников — например, через корпоративный календарь.
- Договорённости по итогам созвонов крайне желательно фиксировать. Р7-Команда даёт возможность записывать встречи, так что всегда можно вернуться к беседе и проверить её фактуру.
Кейс из жизни: маркетолог и дизайнер обсудили драфт макета в ходе видеовстречи, но не зафиксировали итоговые решения. Через несколько дней выяснилось, что каждый по-своему запомнил детали обсуждения, и нужные изменения по итогу не были реализованы. Если бы итоги встречи фиксировались, этого можно было бы легко избежать.
Чек-лист идеально организованной работы для удалённой команды
Ответьте на 5 вопросов ниже. За каждый ответ «Да» начислите себе 1 балл.
1. Вы пользуетесь единой платформой для хранения рабочих файлов, чтобы документы не приходилось искать в разных местах, пытаясь на глаз определить финальную версию среди множества копий?
2. У вас есть общая для всех участников команды платформа рабочих коммуникаций, которая позволяет общаться, отслеживать задачи, назначать встречи и прочие события?
3. Могут ли ваши сотрудники одновременно редактировать один и тот же сложный отчёт в реальном времени, не опасаясь потерять важную информацию?
4. Контролируете ли вы доступ к рабочим файлам, в том числе уровень этого доступа (от «только чтение» до полного)?
5. Ваше решение легко масштабируется при росте штата или при появлении новых задач?
Если хотя бы на один из этих вопросов вы ответили «нет» — вам определённо стоит присмотреться к возможностям Корпоративного сервера Р7-Офис. Оставляйте заявку на сайте разработчика и протестируйте решение на своих задачах.
Листая дальше, вы перейдёте на r7-office.ru