Закрываем «офисный вопрос» правильно: как выбрать цифровую платформу, которая реально работает
Приветствую читателей, меня зовут Владислав и я ИТ-директор небольшой компании, что специализируется на аутсорсинге ИТ-услуг; главным образом это системное администрирование и техподдержка. Многие компании сейчас пересматривают свой офисный стек — хочется стабильности и уверенности, что завтра не придётся срочно искать замену очередному сервису. Так что в приоритете ПО и сервисы отечественной разработки.
Чтобы не быть сапожником без сапог, мы и сами решили продвинуться в этом направлении — когда вдруг «закончился» Trello, а затем и вполне легальный Office365, стало понятно, что нужно двигаться вперёд, причём быстро, иначе офисная работа встанет, а с нею вместе — и весь бизнес. Плюс, это опыт, который нам точно пригодится в работе — ведь у клиентов часто проблемы примерно такие же. Так что мы, выбирая и внедряя продукт у себя, одновременно старались сформировать мини-методологию на эту тему, плюс минимальную базу знаний.
Проясняем исходный контекст
Допустим, осознание того, что в офисной работе надо что-то менять, пришло. На этом этапе самое важное — правильно понять свои потребности, их специфику. А она всегда есть. И вполне может статься, что эта специфика повлияет на выбор ПО или, например, варианта поставки/обслуживания.
Какими вопросами стоит задаться? Думаю, примерно такими:
1. Сколько у нас пользователей а) прямо сейчас б) будет через пару лет? (перспективы роста означают специфические требования к масштабируемости).
2. Какое ПО из того, что сейчас используется, работает хорошо? Какое создаёт проблемы?
3. Есть ли выделенный IT-штат, который сможет обслуживать решение?
4. Есть ли регуляторная специфика? Госзаказы по 44-ФЗ, 223-ФЗ? Вовлечены ли в бизнес персональные данные? Как следствие, актуальны ли для вас требования по части вхождения используемого ПО в реестр отечественного?
Как мы сами ответили на эти вопросы? Пользователей у нас несколько десятков, по поводу перспектив роста сказать сложно: сегодня горизонт планирования, мягко говоря, сузился. По поводу ПО и проблем — вот отсутствие вменяемой офисной платформы их и создаёт. Office365 — всё, Trello — давно всё, с Zoom мы постарались плавно переползти на Телемост, но, честно говоря, удобство уже не то, и главный итог — напрочь децентрализованный ворох данных и документов, никакой систематизации, никакого централизованного хранения. Плюс, ставить задачи и контролировать их выполнение «на глазок» — так себе идея, когда сотрудников хотя бы больше десяти. Зоопарк решений неизбежно приводит к проблемам. В общем, бизнес-процессы начали местами буксовать, а это очень плохо. К слову, похожую картину мы нередко наблюдаем у многих клиентов.
Кстати, выделенного сисадмина у нас нет — в той или иной степени почти все сотрудники имеют отношение к ИТ, так что вопрос обслуживания инфраструктуры (сеть, сервер) решается распределением дополнительных задач некоторому кругу людей. А вот у клиентов бывает своя специфика. Мы работаем ведь не только там, где админа нет вообще — да, можем быть востребованы и там, где свой админ есть, но он напрочь завален текущими задачами и решить какую-то вновь возникшую уже не может.
А последний вопрос, наверное, отчасти риторический: даже если вы не выполняете госзаказы, сегодня выбирать именно отечественное офисное ПО выглядит разумным решением.
Выбираем модель поставки
Основных вариантов тут три — облачный сервис, частное облако (в виде арендованной у провайдера инфраструктуры, на которой развёртывается сервис), и собственная серверная. Универсального совета, конечно же, нет и быть не может — опять-таки ввиду того, что у каждой организации обязательно есть свои специфические запросы/требования.
Облачный вариант — это лёгкий старт и простое масштабирование, плюс нет необходимости сразу вкладывать немалые суммы в закупку «железа». Но при этом твои данные хранятся «где-то там», и могут возникать вопросы по части безопасности всей этой конструкции. А ещё чаще всего сервисы в формате SaaS слабо кастомизируются и имеют ограниченные возможности по части интеграции с уже используемым у вас ПО. А она может понадобиться — к примеру, некоторые из наших клиентов пользуются СЭД, и желательно, чтобы решение было надёжно к этой СЭД «прикручено». Надёжность и доступность сервиса при этом целиком остаётся на совести вендора.
Свой сервер, on-premise — принципиальная противоположность. Нужно купить новый сервер, заложить в бюджет затраты на его обслуживание и администрирование, нанять профильного специалиста или воспользоваться услугами аутсорсера — то есть, нас. Казалось бы, сплошные затраты. Однако при этом все данные и все потоки информации — под контролем и на своей собственной базе, и возможности подстройки системы под свои запросы — на уровне. И это более устойчиво в плане безопасности. Иногда в числе требований иных организаций вообще фигурирует «закрытый контур»: всё должно работать исключительно внутри, без доступа в Интернет. Что до надёжности и доступности, то тут, правда, вся ответственность тоже на себе. Так что надёжное железо, резервирование (в том числе по электропитанию), бэкапы — всё, как мы любим. И это опять же, стоит денег.
Частное облако — вариант гибридный: можно арендовать инфраструктуру у провайдера и развернуть сервер на ней. Забота о железе и обеспечение SLA становятся не вашей головной болью, капзатраты не выглядят такими пугающими, как в случае с собственным сервером. А возможности по части интеграции с другими системами, настройки и кастомизации при этом остаются в принципе такими же, как в случае с полным on-premise. Правда, с идеей закрытого контура придётся распрощаться, так что вопросы инфобезопасности требуют особо тщательного подхода.
На чём остановились и почему?
Посмотрев на рынок, мы с коллегами пришли к выводу, что все привлекательные варианты надо «пощупать» с пристрастием, поэксплуатировать в тестовом режиме, убедиться, что они удовлетворяют нашим запросам и при этом никому из нас не придётся продать почку, чтобы их приобрести. По поводу варианта поставки мы решили, что для нас оптимально публичное облако (покупать сервер в непростых экономических условиях очень не хотелось). А дальше — попробовали несколько продуктов, и решили, что по соотношению цены и возможностей нам лучше всего подходит Р7-Офис в варианте «Корпоративный сервер».
Почему Р7-Офис? Принцип «одного окна» для всех офисных взаимодействий реализован здесь, мне кажется, вполне успешно. Диск и редакторы офисных документов — для централизованного хранения файлов и совместной работы, модуль проектной работы для постановки задач и контроля их исполнения. Есть почтовый сервер (не пользуемся, есть своя почта), календарь, корпоративный чат с видеоконференцсвязью (пользуемся). И есть «Страницы», которые сейчас осваиваем с целью построить нашу базу знаний. Плюс, поскольку характер работы у нас выездной (сотрудники ездят на задания с ноутбуками), а об устойчивом мобильном интернете говорить в последнее время не приходится, то нужны десктопные варианты редакторов. Под Linux главным образом. И у Р7 они есть. И инструмент синхронизации локальных файлов с облаком, Файл-Экспресс, тоже есть.
Удобной показалась и схема лицензирования — в частности, тем, что можно докупить дополнительные модули при необходимости, плюс, по корпоративной программе можно бесплатно тестировать продукт целый месяц на своей инфраструктуре, поставить его даже на домашние устройства сотрудников, а в конце года заплатить только за те лицензии, которые реально использовали.
Листая дальше, вы перейдёте на r7-office.ru